Saiba como escolher o tipo de assinatura eletrônica ideal para as necessidades da sua empresa
À medida que os negócios se tornam cada vez mais digitais, as assinaturas eletrônicas emergem como uma ferramenta essencial para simplificar e garantir processos legais e administrativos.
No entanto, muitas empresas ainda têm dúvidas sobre qual tipo de assinatura eletrônica utilizar em diferentes situações.
Entender as diferenças entre os tipos de assinatura eletrônica disponíveis no Brasil é importante para garantir que seus documentos estejam protegidos e com a validade jurídica necessária para evitar problemas no futuro.
Tipos de assinatura eletrônica no Brasil: o que você precisa saber
No Brasil, a Medida Provisória 2.200-2/2001 é o principal fundamento legal sobre a validade jurídica de documentos assinados eletronicamente. Destacam-se dois pontos principais aqui:
- A assinatura com o uso do certificado ICP-Brasil tem presunção legal de validade.
- Assinaturas eletrônicas simples e avançadas também são válidas, desde que haja aceite entre as partes.
Já lei 14.063 de 2020 regulamentou três tipos principais de assinatura eletrônica para relação com o poder público: simples, avançada e qualificada.
Embora o foco principal da Lei seja o uso no setor público, ela tem sido usada como referência técnica e classificatória no setor privado.
Cada uma oferece um nível diferente de segurança e validade jurídica. Vamos explorar cada uma delas e como elas se aplicam em cenários do mundo dos negócios.
1. Assinatura Simples
A assinatura eletrônica simples é a opção que trás normalmente a melhor experiência de uso entre os tipos de assinatura definidos por lei.
Mas engana-se quem pensa que ela se resume a um clique em um botão “Aceito os termos”.
Na Plurio, a assinatura simples vai muito além: ela combina praticidade com segurança técnica, gerando um dossiê completo de evidências que garante a autenticidade do ato.
Como funciona na Plurio?
Cada assinatura eletrônica simples pode ser composta por diversas camadas de validação:
- Coleta dos dados do signatário (nome completo, CPF, e-mail);
- Registro do IP e da geolocalização no momento da assinatura;
- Envio de código de autenticação por SMS, e-mail ou WhatsApp;
- Aplicação de assinatura digital com certificado ICP-Brasil A3 da própria Plurio, garantindo a integridade do documento;
- Inclusão de carimbo do tempo certificado, assegurando a data e hora exata da assinatura com valor jurídico.
Quando usar?
Para documentos onde as partes aceitem e concordem utilizar esta modalidade e que não tenham exigência legal de utilizar outro tipo específico de assinatura como avançada ou qualificada.
Comumente utilizado para assinaturas de contratos simples, comprovantes de recebimento, notificações internas ou comunicações informais entre empresas.
2. Assinatura Avançada
A assinatura eletrônica avançada é ideal para documentos que exigem um nível adicional de segurança e confiabilidade, sem abrir mão da experiência digital.
Ela costuma se utilizar de um certificado digital não ICP-BRASIL para identificar de forma unívoca o signatário na hora da assinatura, com mecanismo semelhante de autenticação ao utilizado pelos certificados padrão ICP.
Ponto de atenção!
Importante ressaltar que a base legal para o tipo de assinatura eletrônica avançada não exige o uso de certificado digital ICP-Brasil. Segundo a Lei nº 14.063/2020, trata-se de:
“…aquela que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.”
Assim, um exemplo de assinatura eletrônica avançada seria uma assinatura eletrônica simples reforçada com uma verificação de identidade robusta, como uma prova de vida combinada com autenticação biométrica cruzada com uma base oficial do governo. Isso permite identificar o signatário de forma inequívoca, conforme exigido para esse tipo de assinatura.
- Como funciona?
A assinatura avançada pode ser feita utilizando um certificado emitido por uma autoridade certificadora que não seja necessariamente vinculada à ICP-Brasil.
- Quando usar?
Para contratos comerciais e documentos que envolvem transações de médio risco, como acordos de parceria, contratos de prestação de serviços ou documentos internos de empresas.
Comumente utilizada por instituições bancárias.
3. Assinatura Qualificada
A assinatura qualificada é a solução mais segura e com a maior validade jurídica. Imagine que, ao assinar um documento com a assinatura qualificada, você garante validade jurídica dentro do território nacional, com uma chancela legal do governo brasileiro.
- Como funciona?
A assinatura qualificada é feita com um certificado digital ICP-Brasil, que segue um processo de verificação rigoroso e é reconhecido oficialmente.
Ao garantir autenticidade, integridade e não repúdio, essa assinatura assegura que o documento foi realmente assinado por quem declara tê-lo feito e não sofreu alterações após a assinatura. - Quando usar?
Quando há uma exigência legal explícita ou em transações de alto valor e alto risco, como contratos empresariais de grande porte, compra e venda de bens imóveis, acordos de fusão e aquisição, documentos públicos, registros fiscais, etc. - Exemplo: Se sua empresa estiver firmando um contrato de aquisição de outra companhia, a assinatura qualificada será essencial para garantir que o acordo tenha total validade legal e proteção jurídica.
A escolha da assinatura eletrônica certa não deve ser feita de forma aleatória. É fundamental entender o tipo de documento que você está assinando e o nível de segurança que ele exige.
Tomar essa decisão corretamente pode evitar riscos e garantir que sua empresa opere dentro da conformidade legal, ao mesmo tempo que ganha eficiência nos processos.
Se você ainda tiver dúvidas sobre qual assinatura eletrônica é mais adequada para as necessidades da sua empresa, o time da Plurio está pronto para ajudá-lo a escolher a solução ideal.
Entre em contato conosco e assegure que seus documentos estejam sempre protegidos e com total validade jurídica.
